辦公信息化實(shí)例教程

序

為貫徹落實(shí)全國教育工作會議精神和《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》以及《關(guān)于“十二五”職業(yè)教育教材建設(shè)的若干意見》（教職成〔2012〕9號）文件精神，充分發(fā)揮教材建設(shè)在提高人才培養(yǎng)質(zhì)量中的基礎(chǔ)性作用，促進(jìn)現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)，全面提高職業(yè)教育教學(xué)質(zhì)量，中國水利水電出版社在集合大批專家團(tuán)隊(duì)、一線教師和技術(shù)人員的基礎(chǔ)上，組織出版“高職高專院校‘十二五’精品示范系列教材（軟件技術(shù)專業(yè)群）”職業(yè)教育系列教材。

在高職示范院校建設(shè)初期，教育部就曾提出：“形成500個以重點(diǎn)建設(shè)專業(yè)為龍頭、相關(guān)專業(yè)為支撐的重點(diǎn)建設(shè)專業(yè)群，提高示范院校對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的服務(wù)能力。”專業(yè)群建設(shè)一度成為示范性院校建設(shè)的重點(diǎn)，是學(xué)校整體水平和基本特色的集中體現(xiàn)，是學(xué)校發(fā)展的長期戰(zhàn)略任務(wù)。專業(yè)群建設(shè)要以提高人才培養(yǎng)質(zhì)量為目標(biāo)，以一個或若干個重點(diǎn)建設(shè)專業(yè)為龍頭，以人才培養(yǎng)模式構(gòu)建、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)、教師團(tuán)隊(duì)建設(shè)、教學(xué)資源庫建設(shè)為重點(diǎn)，積極探索工學(xué)結(jié)合教學(xué)模式。本系列教材正是配合專業(yè)群建設(shè)的開展推出，圍繞軟件技術(shù)這一核心專業(yè)，輻射學(xué)科基礎(chǔ)相同的軟件測試、移動互聯(lián)應(yīng)用和軟件服務(wù)外包等專業(yè)，有利于學(xué)校創(chuàng)建共享型教學(xué)資源庫、培養(yǎng)“雙師型”教師團(tuán)隊(duì)、建設(shè)開放共享的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)環(huán)境。

此次精品示范系列教材的編寫工作力求：集中整合專業(yè)群框架，優(yōu)化體系結(jié)構(gòu)；完善編者結(jié)構(gòu)和組織方式，提升教材質(zhì)量；項(xiàng)目任務(wù)驅(qū)動，內(nèi)容結(jié)構(gòu)創(chuàng)新；豐富配套資源，先進(jìn)性、立體化和信息化并重。本系列教材的建設(shè)，有如下幾個突出特點(diǎn)：

（1）集中整合專業(yè)群框架，優(yōu)化體系結(jié)構(gòu)。聯(lián)合河南省高校計(jì)算機(jī)教育研究會高職教育專委會及二十余所高職院校專業(yè)教師共同研討、制定專業(yè)群的體系框架。圍繞軟件技術(shù)專業(yè)，囊括具有相同的工程對象和相近的技術(shù)領(lǐng)域的軟件測試、移動互聯(lián)應(yīng)用和軟件服務(wù)外包等專業(yè)，采用“平臺+模塊”式的模式，構(gòu)建專業(yè)群建設(shè)的課程體系。將各專業(yè)共性的專業(yè)基礎(chǔ)課作為“平臺”，各專業(yè)的核心專業(yè)技術(shù)課作為獨(dú)立的“模塊”。統(tǒng)一規(guī)劃的優(yōu)勢在于，既能規(guī)避專業(yè)內(nèi)多門課程中存在重復(fù)或遺漏知識點(diǎn)的問題，又能在同類專業(yè)間優(yōu)化資源配置。

（2）專家名師帶頭，教產(chǎn)結(jié)合典范。課程教材研究專家和編者主要來自于軟件技術(shù)教學(xué)領(lǐng)域的專家、教學(xué)名師、專業(yè)帶頭人，以最新的教學(xué)改革成果為基礎(chǔ)，與企業(yè)技術(shù)人員合作共同設(shè)計(jì)課程，采用跨區(qū)域、跨學(xué)校聯(lián)合的形式編寫教材。編者隊(duì)伍對教育部倡導(dǎo)的職業(yè)教育教學(xué)改革精神理解得透徹準(zhǔn)確，并且具有多年的教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)及教產(chǎn)結(jié)合經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確地對相關(guān)專業(yè)的知識點(diǎn)和技能點(diǎn)進(jìn)行橫向與縱向設(shè)計(jì)、把握創(chuàng)新型教材的定位。

（3）項(xiàng)目任務(wù)驅(qū)動，內(nèi)容結(jié)構(gòu)創(chuàng)新。軟件技術(shù)專業(yè)群的課程設(shè)置以國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，以軟件技術(shù)行業(yè)工作崗位群中的典型事例提煉學(xué)習(xí)任務(wù)，體現(xiàn)重點(diǎn)突出、實(shí)用為主、夠用為度的原則，采用項(xiàng)目驅(qū)動的教學(xué)方式。項(xiàng)目實(shí)例典型、應(yīng)用范圍較廣，體現(xiàn)技能訓(xùn)練的針對性，突出實(shí)用性，體現(xiàn)“學(xué)中做”、“做中學(xué)”，加強(qiáng)理論與實(shí)踐的有機(jī)融合；文字?jǐn)⑹鰷\顯易懂，增強(qiáng)了教學(xué)過程的互動性與趣味性，相應(yīng)的提升教學(xué)效果。

（4）資源優(yōu)化配套，立體化信息化并重。每本教材編寫出版的同時，都配套制作電子教案；大部分教材還相繼推出補(bǔ)充性的教輔資料，包括專業(yè)設(shè)計(jì)、案例素材、項(xiàng)目仿真平臺、模擬軟件、拓展任務(wù)與習(xí)題集參考答案。這些動態(tài)、共享的教學(xué)資源都可以從中國水利水電出版社的網(wǎng)站上免費(fèi)下載，為教師備課、教學(xué)以及學(xué)生自學(xué)提供更多更好的支持。

教材建設(shè)是提高職業(yè)教育人才培養(yǎng)質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，本系列教材是近年來各位作者及所在學(xué)校、教學(xué)改革和科研成果的結(jié)晶，相信它的推出將對推動我國高職電子信息類軟件技術(shù)專業(yè)群的課程改革和人才培養(yǎng)發(fā)揮積極的作用。我們感謝各位編者為教材的出版所作出的貢獻(xiàn)，也感謝中國水利水電出版社為策劃、編審所作出的努力！最后，由于該系列教材覆蓋面廣，在組織編寫的過程中難免有不妥之處，懇請廣大讀者多提寶貴建議，使其不斷完善。

教材編審委員會

2013年12月

前 言

隨著信息社會的來臨，許多單位對工作人員的辦公處理能力提出了越來越高的要求。學(xué)習(xí)辦公自動化知識，適應(yīng)信息化發(fā)展的需要，已經(jīng)成為各類專業(yè)學(xué)生的共識。

本書從辦公人員日常工作的實(shí)際出發(fā)，本著讓更多的辦公人員能快速、輕松、全面地掌握計(jì)算機(jī)基本操作的目的，介紹了辦公自動化的相關(guān)知識，并通過豐富的實(shí)例講解了辦公自動化的實(shí)用操作。通過本書的學(xué)習(xí)，讀者可以提高辦公操作技能，并能熟練使用辦公軟件、辦公設(shè)備、辦公網(wǎng)絡(luò)以及應(yīng)用各種工具軟件分析和解決辦公業(yè)務(wù)中的實(shí)際問題。

本書共有10章，第1章概括性地介紹了辦公自動化的基本知識和Windows的基本操作，主要是考慮讀者的基礎(chǔ)不一，便于一些沒有計(jì)算機(jī)知識的人員學(xué)習(xí)。第2章是辦公中文檔的基本操作，主要包括辦公中文檔處理的基本流程、簡單文檔的處理、圖文混排文檔的處理和實(shí)訓(xùn)。第3章是辦公中文檔的高級應(yīng)用，主要介紹了大綱視圖的特點(diǎn)和域的概念，郵件合并的使用方法和文檔審閱以及修訂的方法，論文的編排、科研論文公式的制作方法、腳注和尾注的添加、樣式的使用、論文目錄的制作等。第4章是辦公中表格的基本應(yīng)用，主要介紹了常用電子表格的類型和Excel宏的概念、Excel中公式和函數(shù)的使用方法、利用Word制作表格和利用Excel制作圖表的方法、利用Excel創(chuàng)建表格和格式化工作表的方法等。第5章是辦公中的數(shù)據(jù)處理，主要介紹了Excel中數(shù)據(jù)的輸入方法、Excel中圖表、數(shù)據(jù)透視表的制作方法、工作表中數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類匯總操作等。第6章是辦公中的演示文稿制作，主要介紹了演示文稿的基礎(chǔ)知識，PowerPoint中建立演示文稿的方法，幻燈片的編輯與修飾的方法，演示文稿的放映設(shè)置方法等。第7章是Office辦公組件的綜合應(yīng)用，主要介紹了Office各組件之間傳輸數(shù)據(jù)的方法和作用，Office中幾個常用組件之間資源共享方法，Office各項(xiàng)工具的使用技巧及其在實(shí)際工作中的應(yīng)用等。第8章是Internet網(wǎng)絡(luò)資源的應(yīng)用，主要介紹了Internet的基本知識，網(wǎng)絡(luò)信息的搜索、保存，從Internet網(wǎng)絡(luò)中下載資源，使用電子郵箱收發(fā)郵件等。第9章是辦公中其他常用軟件的使用，主要介紹了圖像捕獲工具SnagIt的操作方法，使用暴風(fēng)影音連續(xù)播放視頻的方法，使用閱覽工具Adobe Reader閱讀電子圖書的方法，使用WinRAR壓縮/解壓縮文件的方法，使用迅雷下載各種網(wǎng)絡(luò)資源的方法等。第10章是常用辦公設(shè)備的使用與維護(hù)，主要介紹了打印機(jī)、掃描儀等常見辦公設(shè)備的工作原理，常用辦公設(shè)備的安裝與設(shè)置，常用辦公設(shè)備的使用方法和常見故障排除方法等。

為了便于教學(xué)，本書每章的前面都列出了學(xué)習(xí)目標(biāo)，每章的最后都提供了上機(jī)實(shí)訓(xùn)。上機(jī)實(shí)訓(xùn)旨在提高讀者的實(shí)際操作能力，通過親手實(shí)踐鞏固所學(xué)知識的同時也在實(shí)踐中不斷地探索創(chuàng)新。 

本書既可以作為各類大中專院校、電腦培訓(xùn)學(xué)校學(xué)生的教材，又可以作為辦公人員和計(jì)算機(jī)愛好者的自學(xué)用書。

本書由王惠斌、馬耀峰擔(dān)任主編，孟曉峰、李建、李紅蘭和賈磊擔(dān)任副主編，王成記、王秀玲、馮衛(wèi)華、徐晴和廉明濤參加編寫；王惠斌負(fù)責(zé)了本書的統(tǒng)稿和編寫組織工作，黃貽彬?qū)Υ缶V修訂和內(nèi)容編寫給出許多建議。在本書的編寫和出版過程中，連衛(wèi)民教授對本書的編寫提出了許多寶貴意見，同時得到了河南省高校計(jì)算機(jī)教育研究會、中國水利水電出版社的大力支持和幫助，在此由衷地向他們表示感謝!

由于編者水平有限，書中不妥之處敬請廣大讀者批評指正。

編 者

2014年5月

目 錄
序
前言
第1章 辦公自動化與Windows操作基礎(chǔ) 1
1.1 辦公自動化的基本概念 1
1.1.1 什么是辦公自動化 1
1.1.2 辦公自動化系統(tǒng)的功能 3
1.1.3 辦公自動化系統(tǒng)的組成 4
1.2 辦公自動化的發(fā)展 7
1.2.1 辦公自動化的起源 7
1.2.2 現(xiàn)代辦公技術(shù)設(shè)備的發(fā)展 7
1.2.3 辦公自動化的發(fā)展趨勢 8
1.2.4 我國辦公自動化的發(fā)展過程與現(xiàn)狀 10
1.3 Windows 7操作系統(tǒng) 12
1.3.1 Windows 7操作系統(tǒng) 13
1.3.2 Windows 7的關(guān)機(jī)、重啟和啟動 16
1.3.3 鍵盤與鼠標(biāo)的使用 17
1.3.4 桌面 18
1.3.5　窗口 20
1.3.6 對話框 22
1.3.7 桌面圖標(biāo)顯示與排序 23
1.3.8　任務(wù)欄設(shè)置 26
1.4 管理文件和文件夾 28
1.4.1 基本概念介紹 28
1.4.2 Windows資源管理器 28
1.4.3 文件和文件夾操作 30
本章小結(jié) 36
實(shí)訓(xùn) 36
第2章 辦公文檔的基本操作 38
2.1 辦公中文檔處理的基本流程 38
2.2 簡單文檔的處理 39
2.2.1 簡單文檔制作實(shí)例 39
2.2.2 操作步驟 40
2.2.3 主要知識點(diǎn) 44
2.3 圖文混排的文檔制作 52
2.3.1 圖文混排文檔實(shí)例 52
2.3.2 操作步驟 53
2.3.3 主要知識點(diǎn) 62
本章小結(jié) 75
實(shí)訓(xùn) 75
第3章 辦公文檔的高級應(yīng)用 80
3.1 長文檔的制作 80
3.1.1 實(shí)例 80
3.1.2 操作步驟 81
3.1.3 主要知識點(diǎn) 90
3.2 郵件合并及域的使用 101
3.2.1 實(shí)例 101
3.2.2 操作步驟 102
3.2.3 主要知識點(diǎn) 108
3.3 文檔審閱與修訂 109
3.3.1 實(shí)例 109
3.3.2 操作步驟 110
3.3.3 主要知識點(diǎn) 113
本章小結(jié) 114
實(shí)訓(xùn) 115
第4章 辦公中表格的基本應(yīng)用 120
4.1 辦公中的電子表格概述 120
4.2 利用Word制作個人求職簡歷表 121
4.2.1 制作個人求職簡歷表實(shí)例 121
4.2.2 操作步驟 122
4.2.3 主要知識點(diǎn) 126
4.3 利用Excel制作公司產(chǎn)品銷售表格和
圖表 130
4.3.1 制作公司產(chǎn)品銷售表格和圖表實(shí)例 130
4.3.2 操作步驟 132
4.3.3 主要知識點(diǎn) 141
4.4 利用Excel的函數(shù)制作員工檔案工資
管理表 148
4.4.1 工資管理實(shí)例 148
4.4.2 操作步驟 151
4.4.3 主要知識點(diǎn) 164
本章小結(jié) 172
實(shí)訓(xùn) 172
第5章 辦公中的數(shù)據(jù)處理 175
5.1 利用Excel數(shù)據(jù)庫處理學(xué)生成績 175
5.1.1 學(xué)生成績處理實(shí)例 176
5.1.2 操作步驟 178
5.1.3 主要知識點(diǎn) 187
5.2 利用Excel分析企業(yè)產(chǎn)品銷售 193
5.2.1 分析企業(yè)產(chǎn)品銷售實(shí)例 193
5.2.2 操作步驟 196
5.2.3 主要知識點(diǎn) 200
本章小結(jié) 204
實(shí)訓(xùn) 204
第6章 辦公中演示文稿的制作 207
6.1 制作公司簡介演示文稿 207
6.1.1 制作公司簡介文稿實(shí)例 207
6.1.2 操作步驟 208
6.1.3 主要知識點(diǎn) 219
6.2 制作音畫同步的音樂幻燈片 228
6.2.1 制作音畫同步的音樂幻燈片實(shí)例 228
6.2.2 操作步驟 229
6.2.3 主要知識點(diǎn) 237
本章小結(jié) 241
實(shí)訓(xùn) 242
第7章 Office辦公組件的綜合應(yīng)用 244
7.1 Word與Excel資源共享 244
7.1.1 使用Word和Excel實(shí)現(xiàn)打印個人工資條 244
7.1.2 操作步驟 245
7.1.3 主要知識點(diǎn) 249
7.2 Word與PowerPoint資源共享 252
7.2.1 Word文檔快速轉(zhuǎn)換為PowerPoint
演示文稿 252
7.2.2 操作步驟 252
7.3 Excel與PowerPoint資源共享 253
7.3.1 在PowerPoint中使用Excel數(shù)據(jù) 253
7.3.2 操作步驟 253
7.3.3 主要知識點(diǎn) 254
本章小結(jié) 256
實(shí)訓(xùn) 256
第8章 Internet網(wǎng)絡(luò)資源的應(yīng)用 259
8.1 Internet基礎(chǔ)知識 259
8.1.1 Internet簡介 259
8.1.2 Internet常用術(shù)語 260
8.1.3 接入Internet的方式 261
8.2 Internet的基本應(yīng)用 263
8.2.1 Internet的應(yīng)用實(shí)例 263
8.2.2 操作步驟 263
8.2.3 主要知識點(diǎn) 268
8.3 網(wǎng)絡(luò)資源下載 279
8.3.1 利用HTTP協(xié)議直接下載 279
8.3.2 利用FTP協(xié)議直接下載 281
本章小結(jié) 282
實(shí)訓(xùn) 283
第9章 常用辦公軟件的使用 284
9.1 壓縮/解壓縮軟件——WinRAR 284
9.1.1 WinRAR簡介 285
9.1.2 使用WinRAR進(jìn)行加密壓縮 285
9.1.3 操作步驟 285
9.1.4 主要知識點(diǎn) 288
9.2 圖像捕獲工具——SnagIt 291
9.2.1 SnagIt簡介 291
9.2.2 使用SnagIt捕獲級聯(lián)菜單 292
9.2.3 操作步驟 292
9.2.4 主要知識點(diǎn) 295
9.3 視頻播放工具——暴風(fēng)影音 298
9.3.1 暴風(fēng)影音簡介 299
9.3.2 使用暴風(fēng)影音播放視頻 299
9.3.3 操作步驟 299
9.3.4 主要知識點(diǎn) 300
9.4 高速下載工具——迅雷 302
9.4.1 迅雷簡介 303
9.4.2 使用迅雷下載金山詞霸 303
9.4.3 操作步驟 303
9.4.4 主要知識點(diǎn) 306
9.5 電子圖書閱覽工具——Adobe Reader 308
9.5.1 Adobe Reader簡介 308
9.5.2 使用Adobe Reader閱覽電子圖書 308
9.5.3 操作步驟 308
9.5.4 主要知識點(diǎn) 311
本章小結(jié) 312
實(shí)訓(xùn) 312
第10章 常用辦公設(shè)備的使用 315
10.1 打印機(jī)的使用 315
10.1.1 打印機(jī)概述 315
10.1.2 激光打印機(jī) 316
10.1.3 單色激光打印機(jī)的安裝和使用 316
10.1.4 單色激光打印機(jī)的維護(hù)和典型
故障排除 322
10.2 掃描儀的使用 323
10.2.1 掃描儀的基本知識 323
10.2.2 掃描儀的安裝和使用 324
10.2.3 掃描儀的日常維護(hù)和常見故障排除 329
10.3 其他辦公設(shè)備的使用 331
10.3.1 數(shù)碼照相機(jī) 331
10.3.2 移動存儲設(shè)備 333
10.3.3 光盤刻錄機(jī) 334
10.3.4 復(fù)印機(jī) 339
10.3.5 傳真機(jī) 342
本章小結(jié) 344
實(shí)訓(xùn) 345