Excel會計信息化管理與應(yīng)用

1．采用項目導(dǎo)向、任務(wù)組織的方式，將會計信息系統(tǒng)分解為10個具體的學(xué)習(xí)任務(wù)

2．側(cè)重原理與應(yīng)用的有機結(jié)合，在力求簡介易懂的同事，側(cè)重信息管理中的核心工作，強調(diào)“教學(xué)一體化”的教學(xué)組織方法

3．通俗易懂、深入淺出，采用標準函數(shù)實現(xiàn)了所有會計核算的流程，設(shè)計精簡，運行高效

由于信息技術(shù)的發(fā)展，計算機和會計兩個學(xué)科已經(jīng)進行了深入的交流與互動，在應(yīng)用上也日趨豐富。但有時候我總覺得自己像一只能在夜里飛行的蝙蝠，因為對于本書所描述的教學(xué)方法，我常受到會計方面人士的質(zhì)疑，同時也常受到計算機人士的質(zhì)疑。為什么在課堂中采用這種教學(xué)方法呢？下面容許我闡述一下。

致會計學(xué)習(xí)者及教學(xué)同行

我經(jīng)常碰到來自會計方面的教學(xué)同行及學(xué)生問：為什么會計專業(yè)的學(xué)生要去設(shè)計一個會計信息系統(tǒng)呢？有必要嗎？反正又不是搞計算機編程的，去學(xué)習(xí)一個現(xiàn)成的會計軟件的操作不就行了？……

但同時，有不少會計畢業(yè)生與我說起，在找工作的時候，用人單位總會問：“你會使用金蝶的系統(tǒng)嗎？”或者“你會使用用友財務(wù)系統(tǒng)嗎？”……

當畢業(yè)生面對這種問題的時候，心里往往會慌亂，因為在學(xué)校的學(xué)習(xí)中不可能把市面上所有的會計信息系統(tǒng)都學(xué)一遍，如果所學(xué)的剛好是企業(yè)所問的，那當然最好，但一旦不一樣的時候，他們心里就沒底了。

“但是，所有的會計信息系統(tǒng)都幾乎一樣的啊！”我往往會如此開導(dǎo)，但每當我這么說，這些可愛的畢業(yè)生們總是用疑慮的眼神看著我，有些人會喃喃地說:“我還是沒有信心的。”有些人干脆不吭聲了，我知道他們并不認可我的話。

但是，在我看來，所有的會計信息系統(tǒng)確實都是幾乎一樣的，因為里面的數(shù)據(jù)邏輯都是根據(jù)會計等式演變而來，不可能有本質(zhì)上的區(qū)別，只要弄明白了數(shù)據(jù)是如何存儲的、如何讀取的以及如何組織的，還需擔心軟件如何使用嗎？

我曾經(jīng)認識一位會計，她新進一家酒店集團工作，入職后才發(fā)現(xiàn)原來該集團原是國營企業(yè)，正準備轉(zhuǎn)制，在轉(zhuǎn)制前需要將前溯五年的數(shù)據(jù)整理審計，而原會計覺得這任務(wù)太艱巨而離職，她就如此糊里糊涂地接手了這工作。在前前后后忙乎了幾個月后，進行到了固定資產(chǎn)清理，因為酒店行業(yè)的特點，從開業(yè)以來，大大小小的東西（大到供暖水設(shè)備，小到床墊、地毯等）往往都作為固定資產(chǎn)登記了，數(shù)據(jù)量非常的大。她連續(xù)整理了幾天，每天工作到深夜，還是整理不出來，按她自己的說法是“快瘋掉了”。后來我?guī)退�用Excel表格來處理（也就是本書的任務(wù)10固定資產(chǎn)折舊表），前后用了兩個多小時就全部整理完成，而且原先哪些數(shù)據(jù)是準確的，哪些數(shù)據(jù)是有誤的，可謂一目了然。當工作完成的時候，她由衷地感嘆要是自己也懂那么一點編程的知識就好了。我當時問她：“你不是也學(xué)過會計電算化，也學(xué)過Excel嗎？”她回答說：“我只會按常規(guī)來處理啊！”

這些事情促使我從另一個角度來思考問題，雖然在很多人眼里計算機編程很復(fù)雜，但如果希望在計算機上實現(xiàn)任何數(shù)據(jù)邏輯上的應(yīng)用，計算機編程還是不可或缺的。那么有沒有一種教學(xué)方法能去繁存精，讓沒有學(xué)過編程的會計人士也能掌握一些使用計算機來組織數(shù)據(jù)的方法呢？這個想法就是我編寫本書的最初動力。

其實任何會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)邏輯都是一樣的，組織方法也是相似的，我希望會計工作者能通過本書的學(xué)習(xí)，深刻理解會計的數(shù)據(jù)在計算機中組織的方法，然后再去審視各種各樣的會計信息化系統(tǒng)，待完成本書的學(xué)習(xí)后，你將會發(fā)現(xiàn)你是站在一個高度來看待這些會計信息化軟件，而不是仰望著它們。

致計算機學(xué)習(xí)者及教學(xué)同行的一些話

在回答了會計人士的問題后，也常有計算機方面的教學(xué)同行或?qū)W生問我以下問題：為什么計算機專業(yè)的學(xué)生要學(xué)習(xí)會計的知識呢？我們又不打算從事會計工作，學(xué)這些有什么用嗎？……

在回答這些問題前，請允許我聊一聊自己的一些經(jīng)歷。

當我剛從大學(xué)校園走出，有幸得到一位前輩教師的指引，一同開發(fā)一套有關(guān)校外班管理的信息系統(tǒng)，當時自己并沒有多少開發(fā)的經(jīng)驗，是一邊學(xué)習(xí)一邊開發(fā)的。隨著開發(fā)的深入，自己感到難度越來越大，倒不是因為代碼的復(fù)雜，更多是因為剛到學(xué)校工作，對學(xué)校方面的管理知識如教務(wù)管理、學(xué)籍管理等非常陌生，以至于最后我只能承擔一些外圍的開發(fā)工作，在那時突然意識到其實只懂編碼是遠遠不夠的。

后來一次偶然的機會，為一企業(yè)開發(fā)一套DRP（分銷資源計劃）信息系統(tǒng)，組建了一個團隊進行工作，這個項目前后花了近三年的時間才算勉強完成。在此項目過程中，我碰到了莫大的困難，有技術(shù)方面的困難，有團隊協(xié)作方面的困難，也有對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程剖析不夠的困難，而讓我最為難忘的是在相當長的一段時間里，我根本無法和企業(yè)的財務(wù)部門進行有效的溝通，因為自己的財務(wù)知識是空白的，而同時企業(yè)方的幾位會計人員的計算機知識都比較薄弱，因而在整個項目過程中感覺我們都在各說各話，總是無法達成一致，而最后企業(yè)方的主管不得不經(jīng)常在財務(wù)部門間及項目組間來回奔波協(xié)調(diào)，最后，有點失去耐心的主管婉轉(zhuǎn)地向我們提出：或者你們項目組應(yīng)該指派一位懂財務(wù)的人來。后來我陸續(xù)又接觸了幾個企業(yè)的項目，也出現(xiàn)了同樣的問題，最后我不得不痛定思痛，認認真真地將會計方面的知識學(xué)了一遍。

我也曾推薦畢業(yè)生給企業(yè)，從用人單位陸陸續(xù)續(xù)反饋回來的眾多建議里，其中有一條建議很有意思：有一位畢業(yè)生在一家計算機軟件公司工作，他負責給一家零售企業(yè)實施一套銷售管理系統(tǒng)，而那家零售企業(yè)的老總恰好是我曾有緣相識的，他也很婉轉(zhuǎn)地說過，如果那位實施工程師（指那畢業(yè)生）能懂一些財務(wù)的知識就更好了，這個項目或者可以更早完成。而那畢業(yè)生后來跟我說：“老師，我們的財務(wù)知識太匱乏了！實施項目時很多問題都無法解決，學(xué)計算機的人還是應(yīng)該學(xué)好財務(wù)的。我要去夜大補習(xí)這方面的知識。”

有了這些切身的經(jīng)歷后，我意識到會計中的數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)濟活動中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，離開這些數(shù)據(jù)而向企業(yè)空談信息管理是不合理的。于是我開始認真思考作為運用計算機為企業(yè)研發(fā)應(yīng)用的人是否應(yīng)該都學(xué)習(xí)一些會計的知識。后來我發(fā)現(xiàn)新加坡南洋理工學(xué)院的計算機專業(yè)也開設(shè)了會計相關(guān)的課程。

決定了需開設(shè)一些會計相關(guān)的課程后，就要認真思考具體開設(shè)哪些課程及相應(yīng)課程標準了。在這幾年的探索中，我覺得可在計算機應(yīng)用、計算機信息管理、經(jīng)濟信息管理或相關(guān)專業(yè)第二或第三學(xué)期開設(shè)《基礎(chǔ)會計》課程，《基礎(chǔ)會計》是一門非常成熟的課程，實操性很強，不同學(xué)校的教法或有差異，但應(yīng)注意的是，完成該課程的學(xué)習(xí)后應(yīng)具備會計分錄處理能力及編制資產(chǎn)負債表、利潤表的能力（現(xiàn)金流量表可作備選）；如果條件允許，最好再開設(shè)一門全盤手工賬的實訓(xùn)課程；到了高年級再開設(shè)《會計信息化管理》或相似課程，而《會計信息化管理》課程的教法則建議采用類似本書的方法，強調(diào)在“做中學(xué)”，強調(diào)內(nèi)在數(shù)據(jù)邏輯等，而不是泛泛去談信息系統(tǒng)的優(yōu)越性、數(shù)據(jù)庫的效率等。

最近幾年筆者接連有幸承擔了《財務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)用與開發(fā)》、《會計信息系統(tǒng)》等課程的教學(xué)工作，通過這些教學(xué)經(jīng)歷，對會計信息化有了更深刻的認識，也更深刻地理解學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中的想法、碰到的困惑等。通過逐步調(diào)整教學(xué)的內(nèi)容與方法，大體形成了以本書內(nèi)容為主體的教學(xué)模式，并根據(jù)具體情況適當增減一些內(nèi)容。通過這幾年的探索，個人覺得教學(xué)效果還是不錯的。從筆者的視角去觀察，學(xué)生完成學(xué)習(xí)后，能將數(shù)據(jù)庫、會計、Excel等知識有機地結(jié)合在一起，可以熟練地綜合運用，同時形成了對會計信息化工作既具體又綜觀的概念，對沒有接觸過的商用會計信息化軟件也能快速上手，而不再懼怕碰到不同的會計信息化軟件。學(xué)生也向筆者表示，通過課程的學(xué)習(xí)，以前很多覺得難以理解的知識都好像突然變得簡單而清晰了。

當然，學(xué)無止境，筆者也還處于不停探索學(xué)習(xí)的過程中，限于自身水平，不足與錯漏在所難免，懇請廣大讀者批評、指正。另外，在教學(xué)或?qū)W習(xí)過程中，如果有覺得需要討論的地方，不妨發(fā)郵件與我聯(lián)系（gzmliang@126.com）。

編者

2012年11月

任務(wù)1 會計科目表 1
1.1 預(yù)備知識 1
1.1.1 會計等式與會計要素 1
1.1.2 會計科目 1
1.1.3 會計賬戶與會計科目的關(guān)系 3
1.1.4 復(fù)式記賬要點 3
1.1.5 項目前的準備 6
1.2 任務(wù)過程 7
1.2.1 會計科目表的建立 7
1.2.2 會計科目表設(shè)置 14
1.2.3 期初余額數(shù)據(jù)錄入 16
1.2.4 定義區(qū)域名稱 17
1.3 本節(jié)教學(xué)或?qū)W習(xí)重點 18
任務(wù)2 記賬憑證匯總表 19
2.1 預(yù)備知識 19
2.1.1 會計憑證 19
2.1.2 記賬的業(yè)務(wù)流程 20
2.2 任務(wù)過程 22
2.2.1 會計憑證匯總表的設(shè)計 22
2.2.2 建立“會計憑證匯總表” 23
2.2.3 記賬憑證匯總表的設(shè)置 23
2.2.4 記賬憑證的錄入 27
2.3 本節(jié)教學(xué)或?qū)W習(xí)重點 27
任務(wù)3 現(xiàn)金日記賬 28
3.1 現(xiàn)金分類賬的設(shè)計的總體思路 28
3.2 任務(wù)過程 29
3.2.1 現(xiàn)金賬底表的建立 29
3.2.2 讀取“現(xiàn)金”相關(guān)數(shù)據(jù) 29
3.2.3 將與現(xiàn)金相關(guān)的數(shù)據(jù)返回到
Excel表格中 35
3.2.4 將與數(shù)據(jù)按格式排列 36
3.3 本節(jié)教學(xué)或?qū)W習(xí)重點 41
任務(wù)4 動態(tài)分類賬 43
4.1 對分類賬的思考 43
4.2 任務(wù)過程 43
4.2.1 制作動態(tài)的數(shù)據(jù)底表 43
4.2.2 動態(tài)分類賬的制作 50
4.3 常見的錯誤解析 56
4.4 本節(jié)教學(xué)或?qū)W習(xí)重點 59
任務(wù)5 科目匯總表 60
5.1 設(shè)計思路 60
5.2 任務(wù)過程 60
5.2.1 建立“科目匯總表” 60
5.2.2 將“會計科目表”中的信息
引用過來 60
5.2.3 設(shè)置借方發(fā)生額 61
5.2.4 設(shè)置貸方發(fā)生額 61
5.2.5 設(shè)置期末余額 62
5.2.6 設(shè)置總賬科目數(shù)據(jù) 62
5.2.7 期末余額的借貸平衡檢驗 63
5.3 本節(jié)教學(xué)或?qū)W習(xí)重點 63
任務(wù)6 資產(chǎn)負債表 64
6.1 資產(chǎn)負債表簡介 64
6.2 任務(wù)過程 64
6.2.1 建立資產(chǎn)負債表空表 64
6.2.2 明確資產(chǎn)負債表各項目含義 66
6.3 本章教學(xué)或?qū)W習(xí)重點 79
任務(wù)7 利潤表 80
7.1 利潤表簡介 80
7.2 任務(wù)過程 81
7.2.1 建立“利潤表”空表 81
7.2.2 為利潤表添加“月查詢”條件 82
7.2.3 為利潤表表項添加相應(yīng)的公式 82
7.3 本節(jié)教學(xué)或?qū)W習(xí)重點 88
*任務(wù)8 記賬憑證填寫與查詢的設(shè)計 90
8.1 記賬憑證設(shè)計的思路 90
8.2 記賬憑證設(shè)計的任務(wù)過程 92
8.2.1 記賬憑證格式設(shè)置 92
8.2.2 記賬憑證控件的添加 95
8.2.3 將記賬憑證數(shù)據(jù)填寫至記賬憑證
匯總表 99
8.3 查詢記賬憑證的設(shè)計思路 107
8.4 查詢記賬憑證的設(shè)計任務(wù)過程 107
8.4.1 記賬憑證格式設(shè)計 107
8.4.2 查詢憑證控件的添加 109
8.4.3 將記賬憑證匯總表中的數(shù)據(jù)填寫到
記賬憑證查詢工作表中 109
8.5 本節(jié)教學(xué)或?qū)W習(xí)重點 112
任務(wù)9 固定資產(chǎn)折舊子系統(tǒng) 113
9.1 固定資產(chǎn)折舊的常見方法 113
9.2 任務(wù)過程 114
9.2.1 建立固定資產(chǎn)折舊表 114
9.2.2 設(shè)置各表項 115
9.3 本節(jié)教學(xué)或?qū)W習(xí)重點 118
任務(wù)10 工資核算子系統(tǒng) 119
10.1 工資核算系統(tǒng)簡介 119
10.2 任務(wù)過程 119
10.2.1 建立工資核算表 119
10.2.2 設(shè)置各表項 120
10.3 本節(jié)教學(xué)或?qū)W習(xí)重點 122
綜合實訓(xùn)1 123
綜合實訓(xùn)2 128
附錄1 本書所用主要函數(shù)參考 132
附錄2 教學(xué)安排建議 142
附錄3 任務(wù)8完整的VBA代碼 145

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